Wie aufwendig ist die Einrichtung eines KI-Telefonassistenten?

Deutlich weniger, als die meisten erwarten: Es gibt nichts zu installieren, nichts zu verkabeln und niemanden, der zu Ihnen in den Betrieb kommen muss. Die Einrichtung besteht aus drei Schritten — mit dem Google-Konto anmelden, online ein paar Fragen zum Betrieb beantworten, einmal die Rufumleitung am Handy eintippen. Das Ganze dauert wenige Minuten, Ihre Telefonnummer bleibt dieselbe, und im Alltag danach brauchen Sie keine neue Software: Termine erscheinen in dem Kalender, den Sie ohnehin verwenden, und Nachrichten kommen per E-Mail. Wer eine Nummer wählen und einen Handykalender öffnen kann, kann das einrichten.

Was Sie alles NICHT brauchen

Beim Wort „KI“ denken viele an ein IT-Projekt: neue Telefonanlage, Software-Installation, ein Techniker, der einen halben Tag herumschraubt. Nichts davon trifft zu. Sie brauchen:

Der Grund ist einfach: Der Assistent läuft nicht bei Ihnen, sondern beim Anbieter. Ihr Handy muss nur eines können — Anrufe weiterleiten. Und das kann jedes Handy seit Jahrzehnten.

Die ehrliche Checkliste: drei Schritte

Schritt 1: ein Google-Konto. Das ist die einzige echte Voraussetzung, denn dort liegt der Google Kalender, in den der Assistent die Termine einträgt. Viele Betriebe haben eines — wer keines hat, legt es kostenlos in ein paar Minuten an.

Schritt 2: die Online-Anmeldung. Sie melden sich mit dem Google-Konto an und beantworten ein paar Fragen zu Ihrem Betrieb: Was arbeiten Sie, wo sind Sie unterwegs, wann sind Ihre Arbeitszeiten. Daraus entsteht Ihr Assistent — mit eigener Nummer, an die Ihre Anrufe weitergeleitet werden.

Schritt 3: einmal die Rufumleitung eintippen. Am Handy geben Sie einen kurzen Netz-Code ein — damit landen Anrufe beim Assistenten, wenn Sie nicht abheben können. Wie diese Codes im Detail funktionieren und wie Sie die Wartezeit einstellen, haben wir in einem eigenen Artikel zur Rufumleitung beschrieben; fürs Erste genügt: ein Code zum Einschalten, ein Code zum Ausschalten, jederzeit umkehrbar.

Bei DienstBot läuft genau diese Einrichtung als geführter Online-Ablauf: Google-Anmeldung, ein paar Fragen, und Sie bekommen Ihre Assistenten-Nummer sofort angezeigt — ohne Wartezeit und ohne Techniker-Termin.

„Ich bin nicht der Computer-Typ“

Dieser Einwand kommt oft — und er zielt auf das falsche Bild. Kompliziert sind Systeme, die man täglich bedienen muss: Programme mit Menüs, Portale mit Passwörtern, Apps, die Updates wollen. Ein Telefonassistent ist das Gegenteil davon. Nach der Einrichtung gibt es im Alltag schlicht nichts zu bedienen: Der Assistent hebt ab, wenn Sie nicht können, und das Ergebnis landet dort, wo Sie ohnehin hinschauen — der Termin im Kalender, die Rückrufbitte als E-Mail. Es gibt keine Oberfläche, die Sie lernen müssen, weil es nichts gibt, das Sie täglich klicken müssten.

Die ehrliche Anforderung an Sie ist damit: einmal ein paar Fragen im Browser beantworten und einmal einen Code ins Handy tippen. Das ist die ganze „Technik“.

Wie Sie den Assistenten danach steuern

Auch die laufende Steuerung braucht kein eigenes Programm. Das Tagesgeschäft erledigen die zwei Dinge, die Sie ohnehin in der Hand haben — und für die gelegentliche Änderung gibt es einen Kundenbereich im Browser:

Über den Kalender. Der Kalender ist die Fernbedienung: Was dort belegt ist, wird nicht vergeben. Blocken Sie den Freitagnachmittag, bleibt er frei. Tragen Sie den Urlaub ein, vergibt der Assistent in dieser Zeit nichts. Einen gebuchten Termin verschieben Sie wie jeden anderen Eintrag. Wie das Zusammenspiel mit dem Kalender genau funktioniert, lesen Sie im Artikel zur Google-Kalender-Anbindung.

Über die Rufumleitung. Die Codes am Handy sind der Ein-/Aus-Schalter: Umleitung an — der Assistent übernimmt, wenn Sie nicht abheben. Umleitung aus — alles läuft wieder wie vorher. Beides dauert Sekunden und funktioniert von überall, auch von der Baustelle aus.

Über den Kundenbereich. Für alles, was sich hin und wieder ändert, gibt es einen persönlichen Online-Bereich — angemeldet wird wieder mit dem Google-Konto, ein eigenes Passwort brauchen Sie nicht. Dort passen Sie Ihre Angaben an (Arbeitszeiten, Termindauer, Einsatzgebiet), sehen die Liste der angenommenen Anrufe samt Ergebnis und verwalten Tarif und Rechnungen; auch pausieren lässt sich der Assistent dort mit einem Klick. Das ist kein Programm, das Bedienung verlangt — eher der Ort, an dem Sie etwas nachschauen oder ändern, wenn sich im Betrieb etwas ändert.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür einen Computer?

Nein. Die Einrichtung läuft im Browser und funktioniert auch am Handy. Wer es am Computer bequemer findet, kann ihn natürlich nehmen — nötig ist er nicht.

Ich habe kein Google-Konto — ist das ein Problem?

Nein, nur ein zusätzlicher Fünf-Minuten-Schritt, und zwar wirklich ein einfacher: Auf google.at auf „Anmelden“ und dann „Konto erstellen“ tippen, Namen eingeben, eine E-Mail-Adresse aussuchen, ein Passwort festlegen — fertig. Kostenlos, ohne Zahlungsdaten, direkt am Handy machbar. Es lohnt sich unabhängig vom Assistenten, weil der Google Kalender am Handy und am Computer gleich aussieht — auch am iPhone lässt sich das Konto in den Kalender einbinden.

Was, wenn ich bei der Einrichtung etwas falsch mache?

Nichts davon ist endgültig. Die Angaben zum Betrieb lassen sich jederzeit im Kundenbereich ändern, und die Rufumleitung schalten Sie mit einem einzigen Code wieder ab — dann ist alles exakt wie vorher. Es gibt keinen Schritt, der sich nicht in Sekunden rückgängig machen ließe. Und falls Sie doch einmal nicht weiterkommen: Der Support hilft — per E-Mail an info@dienstbot.at oder telefonisch unter +43 1 2950505.

Müssen meine Kunden etwas Neues lernen?

Nein — das ist vielleicht der wichtigste Punkt. Ihre Kunden rufen dieselbe Nummer an wie immer. Der einzige Unterschied: Wenn Sie nicht abheben können, hört der Kunde keine Mobilbox, sondern Ihren KI-Assistenten, der abhebt.

Wenn Sie es ausprobieren möchten: Auf dienstbot.at richten Sie Ihren KI-Telefonassistenten in wenigen Minuten ein — 10 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.